MANUALI DI GESTIONE E CONSERVAZIONE DOCUMENTALI EX D.LGS 82/2005 E RELATIVE LL.GG. AGID 2021: DA PUBBLICARE SU AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE

L’ormai troppo datata Determina ANAC 1310/2016 quanto a dati di interesse dell’AGID e non solo (interessano chiunque consulta Amministrazione Trasparente!) prevede allo stato (dal 2016!)  sub “Corsia” ALTRI CONTENUTI unicamente la pubblicazione dei SOLI 3 sotto elencati e dati: CATALOGO….REGOLAMENTI….OBIETTIVI DI ACCESSIBILITA’:
 

Esattamente detto comma 1bis dell’art. 53 del CAD recita come segue per i primi due dati di cui sopra:

“1-bis. Le pubbliche amministrazioni pubblicano, ai sensi dell'articolo 9[1] del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, ancheil catalogo dei dati e dei metadati, nonche' delle relative banche dati in loro possesso e i regolamenti che disciplinano l'esercizio della facolta' di accesso telematico e il riutilizzo di tali dati e metadati, fatti salvi i dati presenti in Anagrafe tributaria.”

Ma gli oneri ostensori per le PP.AA. in materie di interesse/di competenza dell’AGID non stanno scritti solo in atti legislativi (Legge/D.Lgs.), ma anche in fonti normative secondarie quali Regolamenti e Linee Guida, essendo ormai ampiamente in regime di softlow in Italia le PP.AA.: il Consiglio di Stato conferma con parere CdS 2122/2017(v. infra per le LL.GG. AGID adottate ex art. 71[2] del CAD) !

Allora, sarà bene andare alla home page dell’AGID sub “Notizie in primo piano” dal 4.12.2025 e leggere la seguente news del 4.12.2025 (la fonte stabilente la scadenza del 31.12.2025 per l’adempimento ivi previsto – compilazione Questionario - è il comunicato stesso dell’AGID !!!):

“PA e gestori di pubblici servizi: entro il 31 dicembre occorre compilare il questionario sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

News • 04/12/2025

Al via la rilevazione che permetterà ad AgID di avere una fotografia dello stato di conformità degli enti per individuare criticità, fabbisogni ed eventuali ostacoli nell’attuazione delle Linee guida e programmare adeguate azioni di supporto.”
 

Cliccandoivi in fondo pagina su “VAI ALL’ARTICOLO” si apprende la prossima scadenza del 31.12.2025 = compilazione del questionario:

“Le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi hanno tempo fino al 31 dicembre 2025 per compilare il questionario previsto per il monitoraggio sull’attuazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. (((V. DetermineAgid.   407/2020 + 371/2021)))

L’adempimento riguarda i soggetti individuati dall’art. 2, c. 2 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che risultano accreditati all’Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi – IPA e rappresenta un passaggio fondamentale per verificare il livello di conformità degli enti alle disposizioni in materia di gestione documentale. 
 

 Chi deve compilare il questionario 

 Sono tenuti a partecipare alla rilevazione, a titolo di esempio: 

·         tutte le Pubbliche Amministrazioni, incluse amministrazioni centrali, regionali e locali, enti pubblici, scuole, università, amministrazioni del SSN, camere di commercio, autorità indipendenti;

·         i gestori di pubblici servizi;

·         le società a controllo pubblico se ricadono nell’ambito applicativo del CAD. 

 
La rilevazione 

 L’obiettivo della rilevazione è quello di conoscere lo stato di avanzamento degli adempimenti previsti dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, tra cui: 

·         l’adozione e pubblicazione del manuale di gestione documentale;

·         la nomina del responsabile della gestione documentale per ogni Area Organizzativa Omogenea (AOO);

·         la nomina del coordinatore della gestione documentale, nel caso siano presenti più AOO;

·         la pubblicazione delle informazioni nella sezione “Amministrazione trasparente” del sito istituzionale. 

 Il monitoraggio rientra nell’ambito dell’aggiornamento 2026 del Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024–2026, che pone grande attenzione alla corretta governance del documento informatico come elemento chiave dei processi digitali della PA. 

 Attraverso questa rilevazione, infatti, AgID potrà valutare lo stato di conformità degli enti alle disposizioni vigenti(((tra cui le LLGG AGID !!!))), individuare criticità e fabbisogni nell’attuazione delle Linee guidae programmare eventuali azioni di supporto, anche tramite iniziative formative o strumenti di accompagnamento. 

 
Come partecipare 

 Il questionario è disponibile all’indirizzo https://gestionedocumentalept.agid.gov.it/. La compilazione può essere effettuata

-         dal Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD),

-         dal Responsabile della Gestione documentale o da un altro soggetto appartenente alla PA, delegato alla compilazione

previa autenticazione tramite Spid o CIE.”

L’art. 2 commi 2-5 del CAD = D.Lgs. 82/2005 ci illumina di più su detti “soggetti”:

“2. Le disposizioni del presente Codice si applicano:

a) alle pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all'articolo 117 della Costituzione, ivi comprese le autorita' di sistema portuale, nonche' alle autorita' amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza e regolazione;

b) ai gestori di servizi pubblici, ivi comprese le societa' quotate, in relazione ai servizi di pubblico interesse;

c) alle societa' a controllo pubblico, come definite nel decreto legislativo 19 agosto 2016, n. 175, escluse le societa' quotate di cui all'articolo 2, comma 1, lettera p), del medesimo decreto che non rientrino nella categoria di cui alla lettera b).

3. Le disposizioni del presente Codice e le relative Linee guida concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di cui agli articoli 43 e 44, il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all'articolo 3-bis e al Capo IV, l'identita' digitale di cui agli articoli 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto.

4. Le disposizioni di cui al capo V, concernenti l'accesso ai documenti informatici, e la fruibilita' delle informazioni digitali, si applicano anche  agli organismi di diritto pubblico.

5. Le disposizioni del presente Codice si applicano nel rispetto della disciplina in materia di trattamento dei dati personali (((v. GDPR 679/2016))) e, in particolare, delle disposizioni del Codice in materia di protezione dei dati personali approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.”
 

Attenzione: le Linee Guida AgID del maggio 2021 sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono state adottate con:

• Determina dell’AgID n. 407/2020del 9 settembre, l’Agenzia ha ufficialmente adottato le Linee Guida, dopo la procedura di consultazione pubblica prevista dall’art. 71 CAD.
• Integrate e corrette successivamente con Determina n. 371/2021 del 17 maggio, che ha aggiornato gli allegati 5 (metadati) e 6 (comunicazione tra AOO), estendendo i termini di entrata in vigore al 1° gennaio 2022 (il punto n. 5 del determinato recita “5. di posticipare la data di entrata in vigore delle Linee guida e relativi allegati, precedentemente fissata al 7 giugno 2021, al 1 gennaio 2022.”).

In sintesi:

• Determinazione n. 407/2020 → approva le Linee Guida principali.
• Determinazione n. 371/2021 → introduce integrazioni e precisazioni tecniche.

Il testo di dette LL.GG. rinvenibile sul WEB è una crasi: sta ivi scritto all’inizio dopo il sommario: “Questo documento raccoglie il testo delle linee guida sulla Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.”

Che natura hanno dette LL.GG. ? Ce lo ricorda la stessa AGID nel testo (unificato) di dette LL.GG. di cui si riportano i passaggi illuminanti in appresso:

(da pag. 11/41LL.GG. Agid 2021)

“1.10 Natura vincolante delle Linee Guida

Come precisato dal Consiglio di Stato - nell’ambito del parere reso sullo schema di decreto legislativo del correttivo al CAD, n. 2122/2017 del 10.10.2017 - le Linee Guida adottate da AGID, ai sensi dell’art. 71 del CAD, hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes. Ne deriva che, nella gerarchia delle fonti, anche le presenti Linee Guida sono inquadrate come un atto di regolamentazione, seppur di natura tecnica, con la conseguenza che esse sono pienamente azionabili davanti al giudice amministrativo in caso di violazione delle prescrizioni ivi contenute. Nelle ipotesi in cui la violazione sia posta in essere da parte dei soggetti di cui all’art. 2, comma 2 del CAD, è altresì possibile presentare apposita segnalazione al difensore civico, ai sensi dell’art. 17 del CAD (4).”

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(4) L’art. 17 comma 1-quater del CAD prevede che “È istituito presso l’AgID l’ufficio del difensore civico per il digitale, a cui è preposto un soggetto in possesso di adeguati requisiti di terzietà, autonomia e imparzialità. Chiunque può presentare al difensore civico per il digitale, attraverso apposita area presente sul sito istituzionale dell’AgID, segnalazioni relative a presunte violazioni del presente Codice e di ogni altra norma in materia di digitalizzazione ed innovazione della pubblica amministrazione da parte dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2. Ricevuta la segnalazione, il difensore civico, se la ritiene fondata, invita il soggetto responsabile della violazione a porvi rimedio tempestivamente e comunque non oltre trenta giorni”. Eccoil passaggio esatto del parere CdS 2122/2017. “passaggio chiave del parere n. 2122/2017:«Le Linee guida adottate ai sensi dell’art. 71 del CAD costituiscono atti di regolazione tecnica con efficacia vincolante ed erga omnes. Esse non sono meri atti interni, ma hanno...