FAQ in materia di trattamento di dati personali dei partecipanti alle procedure concorsuali

FAQ in materia di trattamento di dati personali dei partecipanti alle procedure concorsuali per finalità di pubblicità e trasparenza alla luce delle recenti disposizioni normative

Introduzione

Sono numerosi i reclami, le segnalazioni e i quesiti che l’Autorità riceve in merito al trattamento di dati personali nelle varie fasi di gestione delle procedure concorsuali e selettive e, in particolare, alla diffusione online di dati personali in occasione della pubblicazione di graduatorie o atti endoprocedimentali, riproponendo l’esigenza di coordinamento tra le norme di settore in materia di pubblicazione di graduatorie e la disciplina di protezione dei dati personali. Tale esigenza è stata ulteriormente evidenziata nei pareri resi sugli schemi di decreto attuativi della disciplina che ha previsto l’obbligatorio utilizzo da parte delle amministrazioni pubbliche del Portale unico del reclutamento istituito dall’art. 35-ter del d. lgs. 165/2001 (di seguito, “Portale InPa”). (1)

Al riguardo, la normativa in materia di protezione dei dati personali prevede che, in ambito pubblico, il titolare del trattamento, anche quando operi nello svolgimento di procedure concorsuali, selettive o comunque valutative, prodromiche all’instaurazione del rapporto di lavoro, possa trattare i dati personali degli interessati per adempiere obblighi legali e perseguire interessi pubblici, nel rispetto dei principi generali di protezione dei dati, nel quadro delle disposizioni normative di settore che regolano l’accesso agli impieghi nelle pubbliche amministrazioni e le modalità di svolgimento dei pubblici concorsi e che costituiscono la base giuridica dei relativi trattamenti (artt. 5, 6, par. 1, lett. c) ed e), 9, parr. 2, lett. b) e g), e 4; 88 del Regolamento; 2-ter e 2-sexies del Codice).

In una cornice normativa caratterizzata da norme stratificatesi nel tempo, che legittima numerose operazioni di trattamento in capo alle pubbliche amministrazioni (dall’indizione della procedura alla fase di acquisizione delle domande di partecipazione, alla gestione delle prove preselettive e alla formazione della graduatoria finale e alla relativa pubblicità), merita particolare attenzione la diffusione di dati personali online. Ancorché la disciplina normativa di settore, talvolta assai risalente nel tempo, preveda espressamente forme specifiche e circoscritte di diffusione (mediante, ad esempio, la pubblicazione sul bollettino dell’amministrazione ovvero, in altri casi, attraverso la mera messa a disposizione di documenti presso gli uffici o la mera affissione di atti in bacheche o all’albo pretorio dell’amministrazione), tali forme di pubblicazione non autorizzano, di per sé, a trasporre tutti i documenti contenenti dati personali sul sito web istituzionale dell’amministrazione.

A differenza delle tradizionali forme di pubblicità, quella online costituisce infatti una forma di diffusione di dati particolarmente invasiva poiché consente a chiunque, per effetto dei comuni motori di ricerca esterni ai siti, di reperire indiscriminatamente e in tempo reale un insieme consistente di informazioni personali rese disponibili in rete, non sempre aggiornate e di natura differente. Una volta pubblicati, i dati rischiano di rimanere in rete per un tempo indefinito e possono essere utilizzati, anche incrociandoli con altre informazioni presenti sul web, da chiunque. Nell’utilizzare tale strumento di diffusione occorre, quindi, prevedere forme adeguate di selezione delle informazioni che potrebbero essere altrimenti aggregate massivamente mediante un comune motore di ricerca e suscettibile di utilizzi ulteriori, che, specie in presenza dell’indicizzazione e riutilizzabilità dei dati e, in generale, in ragione dei rischi connessi alla maggiore esposizione delle informazioni sul web, potrebbero comportare conseguenze pregiudizievoli nella sfera privata e lavorativa degli interessati.

Nel solco delle indicazioni fornite nel tempo dal Garante in ordine alle cautele da adottare in tale ambito sia con provvedimenti a carattere generale (2) che con decisioni su singoli casi concreti, si ritiene opportuno richiamare – d’intesa con il Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri - taluni punti di attenzione, attinti dalla casistica esplorata dall’Autorità, al fine di assicurare il rispetto della normativa di settore e, in pari tempo, i principi di protezione dei dati, nella prospettiva di promuovere la consapevolezza delle pubbliche amministrazioni e degli altri soggetti obbligati e prevenire, per l’effetto, iniziative e trattamenti di dati non conformi (art. 57, par. 1, lett. b) e d), del Regolamento e art. 154-bis, comma 1, lett. a), del Codice).

A seguito della recente riforma della pubblica amministrazione, che ha interessato anche la materia della pubblicità delle procedure concorsuali (d.l. 14 marzo 2025, n. 25, convertito con l. 9 maggio 2025, n. 69), l’attuale quadro normativo conferma, positivizzandola, la posizione tradizionalmente assunta dal Garante rispetto a queste tematiche, assicurando in pari tempo sia il rispetto dei principi di protezione dei dati personali sia il soddisfacimento delle esigenze di pubblicità e trasparenza delle procedure concorsuali e garantendo in tal modo il coordinamento tra le due diverse discipline e l’efficace bilanciamento tra i diritti e gli interessi ad esse sottesi, nella prospettiva del buon andamento della pubblica amministrazione (art. 97 Cost.), in termini di efficacia, efficienza ed economicità dell’azione amministrativa.

Le seguenti FAQ sono state condivise, nel corso di interlocuzioni informali, con il Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri.

1) Quali dati personali devono essere oggetto di pubblicazione online nell’ambito delle procedure concorsuali e selettive?

In ossequio agli obblighi di pubblicità legale delle graduatorie di concorsi e di prove selettive anche ai fini della decorrenza del termine per l’impugnativa e nel rispetto delle disposizioni in materia di trasparenza amministrativa, le amministrazioni e gli altri soggetti obbligati sono tenuti a pubblicare online, con le modalità indicate nella successiva FAQ n. 2, le graduatorie finali recanti i dati personali dei soli partecipanti risultati vincitori da aggiornarsi solo in caso di eventuale scorrimento della graduatoria (v. FAQ n. 4).

Tali disposizioni, finalizzate a consentire agli interessati, partecipanti alle procedure concorsuali o selettive, l’attivazione delle forme di tutela dei propri diritti e di controllo della legittimità dell’azione amministrativa nonché ad assicurare la trasparenza amministrativa, definiscono, infatti, sotto il profilo della protezione dei dati, l’ambito del trattamento consentito e ne costituiscono la base giuridica, stabilendo limiti, condizioni e presupposti della pubblicazione online di dati personali nell’ambito delle procedure concorsuali.

In tale quadro e nel rispetto dei principi di protezione dei dati personali, le amministrazioni e gli altri soggetti obbligati devono pubblicare il nome e il cognome dei vincitori, oltre eventualmente alla data di nascita in caso di omonimia, nonché la posizione in graduatoria (v. anche FAQ n. 3). Ciò anche alla luce delle indicazioni di ANAC, che, ai fini dell’attuazione uniforme degli obblighi di pubblicità e trasparenza nonché secondo il principio di minimizzazione dei dati e le Linee guida del Garante in materia, ha adottato schemi standard per l’organizzazione, la codificazione e la rappresentazione dei documenti, delle informazioni e dei dati oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente, nonché relativamente all’organizzazione della sezione “Amministrazione trasparente”. (3)

I dati personali diversi e ulteriori da quelli sopra menzionati sono comunque oggetto di trattamento da parte dell’amministrazione fin dall’acquisizione della domanda di partecipazione al concorso presentata da ciascun candidato e sono oggetto di conservazione nei termini di legge, ma non devono essere diffusi mediante pubblicazione online per le richiamate finalità di pubblicità legale e trasparenza degli esiti della procedura.

2) Come le amministrazioni devono assolvere all’obbligo di pubblicare i dati personali contenuti nelle graduatorie finali nell’ambito delle procedure concorsuali e selettive?

La normativa che ha istituito il Portale InPa a partire dall’anno 2023 ha stabilito che le pubbliche amministrazioni e gli enti locali sono esonerati dall’obbligo di pubblicazione delle procedure concorsuali in Gazzetta Ufficiale.

Tale obbligo è stato sostituito dalla pubblicazione sul Portale InPa dell’apposito avviso di avvenuta pubblicazione della graduatoria finale del concorso a cura dell’amministrazione procedente nel proprio sito istituzionale. (4)

Dalla data di tale pubblicazione decorrono i termini per l’impugnativa. (5)

Restano fermi gli obblighi di comunicazione previsti dalla normativa vigente in favore dei partecipanti alla procedura (v. FAQ n. 3), nonché gli obblighi di pubblicazione online previsti dalla disciplina in materia di trasparenza amministrativa.

3) Possono essere pubblicate online la graduatoria di merito, quella risultante dall'applicazione dei titoli sulla graduatoria di merito e quella finale sulla quale si applicano le riserve previste dal bando

No. In base al quadro normativo vigente, tali graduatorie non sono oggetto di pubblicazione online ma sono messe a disposizione dei soli partecipanti alla procedura, anche in un unico documento, tramite il Portale InPA e in un'area del sito dell'amministrazione procedente ad accesso riservato ai soli partecipanti, nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati (v. FAQ 4). (6)

Resta fermo l’obbligo di pubblicazione online della graduatoria finale recante il nome e il cognome dei vincitori, oltre eventualmente alla data di nascita in caso di omonimia, nonché la posizione in graduatoria e, a discrezione dell’amministrazione, il punteggio complessivo, nel rispetto degli obblighi di pubblicità legale e trasparenza amministrativa (v. FAQ n. 1). (7)

4) Quali dati delle graduatorie, all’esito della procedura concorsuale, sono oggetto di comunicazione ai partecipanti alla procedura tramite l’area ad accesso riservato sul Portale InPA e sul sito dell’amministrazione procedente?

In base alla normativa vigente, come recentemente modificata, la graduatoria di merito, quella risultante dall'applicazione dei titoli sulla graduatoria di merito e quella finale sulla quale si applicano le riserve previste dal bando sono messe a disposizione dei soli partecipanti alla procedura in un’area riservata, ad accesso selettivo, a cui gli stessi partecipanti alla procedura possono accedere ad esempio mediante l’utilizzo di credenziali o dispositivi di autenticazione.

In tale quadro, le pubbliche amministrazioni devono comunque assicurare il rispetto dei principi generali di protezione dei dati, in particolare quello di minimizzazione dei dati, avuto riguardo all’esigenza di assicurare la pubblicità in favore dei partecipanti alla procedura, portatori di un interesse diretto, concreto e attuale, alla consultazione dei predetti dati.

Le amministrazioni devono, quindi, mettere a disposizione dei partecipanti alla procedura alcuni dati personali essenziali di coloro che abbiano superato la prova e, comunque, i soli dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle predette finalità, e relativi dunque al nome, al cognome, alla posizione attribuita in graduatoria e al punteggio derivante dalle prove e dai titoli, dando conto della mera ricorrenza di eventuali riserve previste dal bando o di titoli di preferenza o precedenza, senza specificarne la natura (ad es., con l’indicazione di un asterisco). Ciò in quanto tali informazioni potrebbero rivelare dati relativi alla sfera personale degli interessati nonché condizioni di salute dei partecipanti medesimi o di propri familiari.

Spetta, in ogni caso, all’amministrazione procedente, in qualità di titolare del trattamento e, nella prospettiva del principio di responsabilizzazione, valutare in concreto la necessità di adottare specifiche misure di ulteriore minimizzazione dei dati.

Non possono, invece, essere oggetto di consultabilità, con le modalità sopra descritte, gli altri atti predisposti dalle commissioni di concorso, nonché eventuali ulteriori informazioni e documenti (quali, elaborati tecnici, verbali, valutazioni dei titoli di preferenza) ovvero tutti gli altri atti presupposti contenente elementi tenuti in conto dalle commissioni per l’adozione dei relativi atti valutativi, che pure costituiscono atti del procedimento.

5) Possono essere pubblicati i dati personali dei candidati non risultati vincitori della procedura concorsuale o selettiva?

No, le finalità di pubblicità legale e di trasparenza amministrativa della graduatoria finale sono assicurate attraverso la pubblicazione online dei dati dei soli vincitori.

I dati relativi agli idonei non vincitori dovranno essere pubblicati online, in base alla legge, solo allorquando l’amministrazione...